Teams в МЭШ #2: Создание собраний, рассылка приглашений и анонимный вход

Вступление

Здравствуйте, дорогие мои! Прошло уже две недели с момента выхода предыдущего ролика по Microsoft Teams, и меня очень радует, что у вас возникло совсем мало вопросов. Вы почти со всем разобрались самостоятельно, а что было непонятно — посмотрели в инструкциях, и это, по-моему, прекрасно.

Тем не менее, я решил кое-что разъяснить отдельно. Насколько мне известно, многим из вас придётся проводить классные часы в онлайновом режиме, и не всегда понятно, как это можно сделать. Дело в том, что не у всех учащихся и не у всех родителей есть электронная почта. Вернее, давайте будем честны: у всех она есть, но многие не умеют ей пользоваться. И это, по-моему, тема для отдельного ролика.

Тем не менее, информацию о проведении классных часов, а главное — способ доступа к ним, нужно отдельно распространить для каждого. Это очень важно, поэтому сегодня мы займёмся именно этим.

Вход в Microsoft Teams

Начнём мы с того, что откроем Microsoft Teams. И, конечно же, используем свой логин и пароль для входа. Напомню, что логин для входа в Teams — это ваш логин от электронного журнала, собака, название вашего округа в сокращённом формате в транслитерации: .obr.mos.ru. Ваш пароль — это пароль, который вы используете для входа в Московскую электронную школу или в электронный журнал.

После того как вы наберёте логин и пароль, у вас появится вот такое окошко. Чаще всего оно возникает на русском языке. Я не знаю, почему сейчас у меня оно появилось именно на английском. Но всё, что вам нужно знать, — это то, что нужно снять галочку, то есть запретить вашей организации управлять вашим компьютером, потому что это ваш компьютер. Не надо предоставлять организации возможность управлять им дистанционно.

И нажмите не кнопку ОК, а кнопку «Войти только в приложение». Потому что нам не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение, которое будет шпионить за вашим компьютером и отправлять всякие данные вашей организации.

Интерфейс и создание конференции

Вот открывается приложение Teams. Давайте его развернём и посмотрим подробнее, что мы здесь видим. Слева находится главное меню. В нём есть все необходимые функции, которые мы будем использовать сегодня и вообще всегда.

Первое, что я вам хочу показать, — это то, как создавать новые конференции. Я понимаю, что многие из вас уже умеют это делать, делают это самостоятельно. Тем не менее, я считаю, нужно показать это отдельно. Открываем календарь. В календаре прежде всего мы видим текущую рабочую неделю. Если вы не видите сегодняшний день (то есть сегодня суббота, когда я это записываю), если этот день не появляется, нужно здесь выбрать не рабочую неделю, а обычную неделю. То есть календарную неделю.

Теперь мы можем пролистать часы в этой неделе и посмотреть, на какие дни у нас существуют уже запланированные конференции. Как видите, две конференции. Одна из них — для методического объединения математики и информатики, и тестовая конференция, которую я проводил сам для себя. Сейчас, когда я записываю это видео, 10 октября 2020 года, суббота, московское время сейчас 20 часов 31 минута.

Если я хочу создать себе тестовую конференцию, я могу создать её на текущее время. Но она может не сработать. То есть конференция, которая создана на прошлое время, даже на две минуты назад, не всегда срабатывает. Поэтому способ ненадежный, поэтому я создам конференцию на 21 час. Просто кликаем на нужное время и попадаем в интерфейс создания конференции.

Работа со списком участников

Давайте заполним необходимые поля. Первым делом нужно добавить название. Например, «Тестовая конференция самим собой». Вторым пунктом идёт список участников. И этот список делится на две категории. Первое — обязательные участники. Чаще всего такие участники уже являются членами вашей команды или, по крайней мере, членом вашей организации. Они внесены в ваш домен, и их адреса очень похожи на ваши. То есть после собаки у них идёт такое же название округа .obr.mos.ru. По сути, это означает только то, что вы можете по фамилии сразу добавить своих коллег, если они у вас есть. Это касается только ваших коллег. Дети в этот список не внесены, с ними мы разберемся отдельно.

Поэтому, если вы хотите кого-нибудь пригласить, вы можете добавить этих людей прямо отсюда, прямо по фамилии. Ставим сюда курсор и начинаем набирать фамилию. Сейчас я хочу выбрать Дождеву Галину Васильевну и пригласить её в свою конференцию. Проблема заключается в том, что где-то в Зеленоградском административном округе, то есть в домене zelao.obrmos.ru, существует другая женщина по фамилии Дождёва, только это Александра Дмитриевна. И сейчас нам очень повезло, что мы знаем, что Галина Васильевна — это не Александра Дмитриевна. И давайте пригласим Галину Васильеву. Она добавляется в список, и мы её здесь видим.

Давайте попробуем добавить кого-нибудь ещё. Например, Алексеевых. Как видите, Алексеевых довольно много. Продолжим набирать. Алексеевых Людмил тоже довольно много. Давайте попробуем ещё уточнить: Алексеева Людмила Ивановна. Таких у нас двое. В Зеленоградском округе две Алексеевых Людмилы Ивановны. И какая из них — я не знаю. И узнать, кто из них кто, как-то быстро и просто нет никакой возможности. Самый очевидный вариант...

Как найти нужного участника с помощью аватара

Каким-то образом вам придется связаться с тем человеком, которого вы хотите пригласить, и узнать, какой у него логин в электронном журнале. Как видите, во второй строчке, вот в скобочках, он будет указан. Вам придется выбрать нужного. Либо вам придется самостоятельно кого-то наугад, либо приглашать всех, надеясь, что нужный человек придет, а ненужные — нет.

Одним из способов решения этой проблемы является установка аватаров. Например, наш учитель Смирнова Ирина Аркадьевна, несмотря на то, что она в Зеленоградском округе в единственном числе, она уникальная, неповторимая, у неё есть аватар. И хоть он небольшой и разглядеть его довольно сложно, но когда вы уже выберете этого человека в списке приглашенных, вы можете навести на его аватар, и он немножко будет увеличен.

Вы можете попробовать его немного разглядеть и надеяться, что вы узнаете своего коллегу из вашей организации, и это будет именно тот, кого вы хотите пригласить. Поэтому я рекомендую вам всем, каждому, установить аватар, чтобы вас можно было узнать по фотографии, а не по надписи DW или SN. О том, как установить аватары, я расскажу в самом конце ролика.

Добавление необязательных участников

Сейчас продолжим создавать конференцию. Если хотите, вы можете добавить необязательных участников. Необязательные участники — это те, кто не внесен в домен, то есть у которых нет служебного почтового адреса ZELAO.OBRMOS.RU. Это могут быть родители учащихся, сами учащиеся или любые другие люди, которых вы посчитаете нужным пригласить.

Нажимаем «Необязательно». В появившейся строчке мы можем добавлять необязательных участников. Участники добавляются с помощью электронной почты, поэтому в этой строке нам придется набрать электронные адреса всех тех, кого мы хотим пригласить. Для примера я попробую пригласить самого себя, только с другой почты. Я зайду с другого компьютера, чтобы вам показать, как это работает.

Я набрал свой адрес электронной почты. Как видите, в процессе набора никаких пользователей не отображалось. И сейчас, когда я закончил набирать, появилась вот такая кнопочка «Пригласить». Этот адрес электронной почты, который я набрал, вы можете либо нажать мышкой, либо нажать клавишу Enter, чтобы добавить такого необязательного участника.

Настройка времени и параметров конференции

Теперь, когда мы внесли всех, кого хотели пригласить, после того как мы пригласили всех, еще раз проверяем время проведения. Сейчас у нас 10 октября. Время близится к 21 часу, и именно в 21 час я собираюсь начать конференцию. Продлится она до какого-то времени, но пусть будет целый час.

Вы можете назначить конференцию в течение целого дня. То есть, например, если вы собираетесь возвращаться в эту конференцию несколько раз в день, вам не нужно будет назначать одну и ту же много-много раз. Конференция просто не будет прекращаться. Не знаю, для чего это может понадобиться, но в любом случае такая функция есть. Сейчас я ее использовать не буду.

Дальше вы можете настроить количество повторений. Если у вас есть какая-то классная, частная планерка, которая проходит каждую неделю или вообще каждый день, вы можете заранее запланировать себе несколько повторок. Сейчас я укажу, что мероприятие не повторяется.

О том, что такое каналы, зачем их добавлять и вообще для чего они нужны, может быть, сделаю отдельный ролик. Сейчас они нам не нужны в любом случае, поэтому просто оставим эту строчку в покое. Ровно как и строчку про расположение. Так как у нас встреча онлайновая, нет никакой необходимости указывать специальную метку, куда нужно за этим приходить.

Завершение создания и проверка приглашения

Последнее, что стоит заполнить, — это текст самого приглашения. Сюда вы можете написать все, что захотите: любой текст, ссылки и так далее. Это необязательное поле. Если хотите, можете его не заполнять вовсе. После того как вы заполнили все поля и считаете, что всё готово, вы нажимаете кнопку «Отправить».

Как видите, конференция создана. На ней сразу есть кнопка «Присоединиться». Если кнопка не помещается или ее не видно, вы можете нажать на конференцию. Появляется расширенное окошечко, и вот здесь вы уже видите описание, приглашение, если оно есть, список обязательных участников и отдельную кнопочку чата. То есть, если вы не хотите присоединяться, но хотите что-то туда прокомментировать, вы просто можете написать текстовое сообщение в это время на другом компьютере.

Как вы видите, мне только что пришло письмо, в котором сам Юрий Николаевич приглашает на тестовую конференцию с самим собой. Сразу понятно, от кого это приглашение, как называется конференция, когда она будет проходить и кто ее организовывает. Самое главное находится чуть ниже. Прокрутим немножко письмо и увидим вот эту ссылку, которая ведет на саму конференцию: «Присоединиться к собранию Microsoft Teams».

Присоединиться вы сможете даже в том случае, если вы не зарегистрированы в домене, если у вас нет служебной почты. Любой анонимный пользователь может присоединиться к конференции. Именно поэтому такой способ удобен для приглашения учащихся и их родителей. Им не нужно специально никак регистрироваться, чтобы попасть на ваши классные часы, уроки или любые другие конференции. Также вы можете приглашать любого другого человека, и он сможет зайти.

Возвращаемся на основной компьютер. Сейчас я как организатор этой конференции к ней присоединяюсь. И теперь мы попадаем на привычный интерфейс входа в конференцию, где вы можете убедиться, что у вас работает камера и микрофон, или при необходимости внести какие-нибудь настройки.

Подключение к конференции

Для того чтобы попасть на ваши классные часы, уроки или любые другие конференции, вы можете использовать предоставленную ссылку. Также вы можете приглашать любого другого человека, и он сможет зайти.

Возвращаемся на основной компьютер. Сейчас я как организатор этой конференции к ней присоединяюсь. И теперь мы попадаем на привычный интерфейс входа в конференцию, где вы можете убедиться, что у вас работают камера и микрофон, или при необходимости внести какие-нибудь настройки.

В правой части экрана вы видите всё, что вам необходимо, а именно: список ваших звуковых устройств, с помощью какого микрофона вы будете заходить, с помощью чего вы будете проигрывать звук и какой камерой вы будете пользоваться. После того как все настройки набраны, в правом верхнем углу экрана есть кнопка «Закрыть», если вы хотите выйти из конференции, либо прямо здесь внизу есть кнопка «Присоединиться сейчас», на которую нужно нажать для входа.

Иногда бывает так, что система Microsoft Windows попросит вас подтвердить разрешение на подключение к сети, так что смело разрешаем доступ. После этого мы видим собственное лицо на большом экране камеры. Вы можете проверить, всё ли у вас здесь работает, посмотреть по сторонам, оглядеться и порадоваться тому, что мы наконец-то подключились к конференции.

Обзор интерфейса и работа с участниками

Обзор интерфейса я делал в прошлый раз. Сейчас всё, что нужно знать, — это то, что чат включается вот здесь. Дальше можем посмотреть список участников и завершить звонок, который находится вот тут. Как видите, в конференции я уже есть.

Давайте сейчас попробуем переключиться на другой компьютер. На другом компьютере переходим по ссылке «Присоединиться к собранию». Открывается знакомое нам окно, которое мы уже встречали, подключаясь к дистанционному уроку. Здесь проверяем, включена ли камера и микрофон, и нажимаем «Присоединиться сейчас».

Мы видим участников, собрание на большом экране. Сейчас спикер смотрит по сторонам, разминает шею и готовится выступать. Похоже, что всё работает. Переключаемся на основной компьютер. На основном компьютере видно, что в конференции появился новый пользователь. Камера наша работает, прямо сейчас мы можем что-то говорить. Время конференции уже идёт. Все нужные спикеры могут быть включены или отключены прямо здесь.

Некоторые пользователи жаловались, что смотреть на большие изображения участников конференции — это не всегда удобно. Возможно, это так и есть, но вас никто не заставляет смотреть на всех этих людей. Вы при желании можете просто свернуть окно и показывать то, что вы хотите.

Демонстрация экрана

Кстати говоря об этом, напоминаю, что вы можете демонстрировать экран с помощью кнопки на панели обмена контентом. Здесь вы выбираете, что конкретно хотите показать. Например, вы можете рисовать на доске либо показывать рабочий стол, что, в общем-то, чаще всего делается.

Когда вы включаете демонстрацию рабочего стола, ваш интерфейс выглядит вот таким образом. Вокруг экрана появляется красная окантовка, которая говорит о том, что вы сейчас демонстрируете эту область экрана. Внизу справа вы видите либо своё изображение с камеры, либо изображения других участников. Кроме того, вы сможете контролировать, хотите ли вы показывать изображение с камерой или отключить микрофон, закончить демонстрировать экран или вовсе выйти из конференции.

Для того чтобы вернуться в интерфейс Teams, нажимаем на вот это небольшое окошко. При этом демонстрация экрана продолжается. Если нам нужно завершить демонстрацию экрана, то либо в этом маленьком окне нажимаем кнопку «Закрыть доступ», либо в большом окне нажимаем «Закрыть доступ». На этом демонстрация экрана заканчивается, и все остальные участники снова будут видеть изображение с камеры спикера.

Работа в качестве гостя

Переключимся снова на второй компьютер. Сейчас мы видим экран обычного пользователя конференции. На экране выступает спикер, мы можем посмотреть список участников. Мы можем написать что-нибудь в чат, поднять руку, чтобы нам дали доступ, если мы хотим что-то сказать. Или мы можем использовать меню дополнительных действий для переключения опций обзора.

Важно понимать, что сейчас этот пользователь зашёл под своим аккаунтом, то есть набирал свою служебную почту ZILAU.OVERMOS.RU и так далее. Давайте сейчас выйдем из этого аккаунта и сделаем вид, будто бы мы анонимный пользователь, у которого нет доступа к корпоративному домену.

Для этого выходим из конференции. Для чистоты эксперимента давайте выйдем из аккаунта Teams. Для этого кликаем на нашу аватарку и нажимаем кнопку «Выход». Teams запрашивает у нас аккаунт, а значит, он не знает, кто мы, поэтому сейчас мы его закроем.

Мы снова попадаем на страницу нашего приглашения и нажимаем «Присоединиться к собранию». Только на этот раз мы не будем использовать «Открыть в приложении Teams». Нажмём кнопку «Отмена» и продолжим прямо в этом браузере. Chrome запросит у нас разрешение на использование микрофона и камеры. Допустим, мы его даём.

И теперь вы видите привычный вход в конференцию. Сейчас нам нужно набрать какое-нибудь наше имя и нажать кнопочку «Присоединиться сейчас». Готово. Вот мы в конференции, спикер уже что-то говорит. Обратите, пожалуйста, внимание, что в настоящее время мы являемся гостем, о чем нас уже предупредили. Мы не можем предоставлять доступ и не можем использовать удалённое подключение к другим участникам. Поэтому всё, что можно делать, — это просматривать список участников. Как видите, выступает сейчас на экране организатор самой конференции, и мы являемся одним из участников.

Возможности анонимных участников

В скобочках написано, что этот участник является гостем. То есть у него ограниченные права. Тем не менее, при желании мы можем выступать: мы можем включать камеру и микрофон, участвовать в беседе в чате, делать всё, что нужно, — например, поднимать руку. Единственное, чего мы не можем, — это демонстрировать экран. Возможно, это даже к лучшему, потому что все мы помним историю о том, как проходили первые конференции в Zoom, когда подключались все коммунисты и устраивали полный трэш, демонстрируя всякую похабщину.

Подводя итог, это очень удобно для тех людей, которым не нужна регистрация, которые просто приходят на какой-то классный час или, может быть, на какое-то небольшое собрание единоразово. Соответственно, если вы хотите организовать с коллегами какие-то постоянные собрания, то лучше всего было бы организоваться в команды и организовывать постоянные встречи. Тем не менее, для одноразовых выступлений и встреч такой способ анонимного входа вполне годится.

Когда нужно выйти, участник с помощью кнопки «Завершить звонок» просто отключается от конференции. После этого вкладку Microsoft Teams можно просто закрывать, а письмо удалять, потому что оно больше не нужно. На этом участие анонимного пользователя в нашей конференции заканчивается, и мы переключаемся на основной компьютер.

Как пригласить людей без электронной почты

А теперь внимание! Самый главный вопрос: как пригласить всех тех людей, у которых нет электронной почты или чей адрес вы не знаете? К счастью, мы знаем ответ. Включаем список участников, и вверху справа мы видим иконку в виде звеньев цепи, на которую и нажимаем. «Копировать сведения о присоединении» — это именно то, что нам нужно.

Открываем Chrome и переходим в почтовый ящик Google Почты. Создаём новое письмо с помощью кнопки «Написать», и в открывшемся окошке нашего нового письма нажимаем «Вставить». Горячая клавиша Ctrl+V. Сейчас мы вставили информацию, которую скопировали с помощью иконки в виде цепи. Эта часть письма полностью идентична тому, которое автоматически рассылается при приглашении обязательных участников.

Давайте об этом убедимся. Вот я открою письмо, которое сам себе отправлял. В общем-то, всё то же самое, кроме того, что мы не можем настраивать параметры собрания, потому что не являемся обязательными участниками. Кроме того, у меня снова пришло на английском языке — я не знаю, почему так, но тем не менее. Кнопки абсолютно идентичны: «Присоединиться к собранию Microsoft Teams» или «Join Microsoft Teams» — это всё одно и то же.

Надпись «Присоединиться к Microsoft Teams» в нашем письме является гиперссылкой, которая содержит в себе код приглашения. Поэтому ставим курсор на нашу гиперссылку, видим вот эту небольшую строчку, которая появляется здесь, и нажимаем «Изменить». Сейчас в графе «Какой URL должна содержать ссылка» видим то самое приглашение, которое нам так нужно. Поэтому выделяем это всё (горячая клавиша Ctrl+A) и копируем (горячая клавиша Ctrl+C).

Теперь вот эту самую ссылку мы можем копировать в виде отдельной ссылки. Эту ссылку вы теперь можете рассылать с помощью любого мессенджера, электронных писем и любых других способов коммуникации. Как мы только что убедились, по этой ссылке могут заходить анонимные пользователи и участвовать в вашей конференции, не имея логина и пароля в корпоративной почте. Что, в общем-то, и является основной целью сегодняшнего видеоролика.

Установка аватарки в Teams

А теперь, как и обещал, расскажу, как установить аватарку на свой аккаунт Teams, для того чтобы не получилось, как у нас вот здесь в чате: люди с одинаковыми жёлтыми кругляшами. Чтобы у вас была отдельная аватарка, по которой вас можно было легко узнать и запомнить.

Для этого в первую очередь выходим из конференции. Видим окно чатика. Здесь же вы можете скачать файлы, если вы ими обменивались, а также запись экрана, если бы её делали. О том, как делать запись, было в предыдущем ролике, ссылка, конечно, в описании.

Так вот, как же установить аватарку? Нажимаем на кругляш с нашими инициалами, хоть и не совсем правильными, и в выпадающем меню нажимаем «Изменить аватар». Видим вот это небольшое окошечко и нажимаем кнопку «Загрузить изображение». Выбираем любое изображение, которое нам нравится, и нажимаем кнопку «Сохранить».

Не обращайте внимания, если сразу в этом окне не отобразится ваш новый аватар. Проверьте просто, что он отобразился в нашем небольшом кругляше в основном окне Teams. Прямо сейчас он установлен, и всё вроде в полном порядке.

Пожалуй, на этом всё. Teams пора закрывать. Большое спасибо, что посмотрели. Отдельное спасибо за то, что задаёте вопросы, пишете комментарии и задаёте новые темы для видеороликов. Обязательно ставьте лайк, подписывайтесь на канал. До скорого!